Accord de sous-traitance des données de vos voyageurs

Vous êtes le responsable du traitement des données de vos voyageurs : c'est vous qui décidez pourquoi et comment elles sont utilisées. Parabon est votre sous-traitant : il les traite pour votre compte, selon vos instructions.

Cet accord fait partie du contrat entre vous et Parabon : vous l'acceptez en même temps que les conditions générales. Pour vos propres données de client, c'est Parabon qui est responsable : voyez vos données personnelles.

Parabon héberge, enregistre, affiche, calcule (devis, taxe de séjour), envoie par e-mail, exporte et supprime les données décrites à l'annexe 1, dans le seul but de vous fournir le service : gérer vos réservations, vos séjours, vos paiements, vos factures, vos messages et vos obligations de loueur.

Vos instructions, ce sont les réglages que vous faites dans Parabon, ces conditions, et ce que vous nous demandez par écrit.

Parabon n'utilise les données de vos voyageurs pour rien d'autre : pas de publicité, pas de revente, pas de fichier pour son propre compte.

Si une instruction nous paraît contraire à la loi, nous vous le disons. Si la loi nous oblige à communiquer des données (une réquisition de la justice, par exemple), nous vous prévenons avant, sauf si la loi nous l'interdit.

Seules les personnes de Parabon qui en ont besoin (pour vous aider, pour réparer une panne) accèdent aux données de vos voyageurs, et elles sont tenues au secret.

Chaque consultation de votre espace depuis notre outil interne est enregistrée : qui, quand, quel écran, et pour quelle raison. Vous pouvez nous demander ce journal.

Parabon protège les données de vos voyageurs avec les mesures décrites à l'annexe 2. Nous les faisons évoluer, sans jamais baisser le niveau de protection.

Vous autorisez Parabon à faire appel aux prestataires de l'annexe 3.

Avant d'en ajouter ou d'en remplacer un, nous vous prévenons par e-mail au moins 30 jours à l'avance. Vous pouvez vous y opposer pendant ce délai, en nous disant pourquoi. Si nous ne trouvons pas de solution ensemble, vous pouvez arrêter votre abonnement sans frais, et nous vous remboursons la part payée d'avance qui n'aura pas été servie.

Chaque prestataire est tenu, par contrat, aux mêmes obligations que Parabon dans cet accord. Parabon reste responsable envers vous de ce qu'il fait.

Les données de vos voyageurs sont hébergées dans l'Union européenne. Parabon ne les fait pas sortir de l'Union sans vous avoir prévenu (article 6), et jamais sans les garanties prévues par le RGPD.

Le seul prestataire de l'annexe 3 qui peut traiter des informations hors de l'Union, Google, ne reçoit que vos photos et le texte de vos annonces, quand vous utilisez les fonctions concernées. Il ne reçoit pas vos fichiers de voyageurs. Évitez simplement de mettre en ligne des photos où l'on reconnaît vos voyageurs.

C'est à vous de répondre à vos voyageurs qui veulent voir, corriger ou faire effacer leurs données. Dans votre espace, vous pouvez les retrouver, les corriger, les emporter et les supprimer.

Si un voyageur nous écrit directement, nous vous transmettons sa demande sous 5 jours ouvrés, sans lui répondre à votre place, sauf si vous nous le demandez. Pour un cas difficile, nous vous aidons.

Si nous découvrons une fuite, une perte ou un accès non autorisé aux données de vos voyageurs, nous vous prévenons dans les meilleurs délais, et au plus tard 48 heures après l'avoir découvert, par e-mail et, si nous le pouvons, par téléphone.

Nous vous disons ce qui s'est passé, quelles données et combien de personnes environ sont concernées, les conséquences probables, et ce que nous faisons pour y remédier. Nous complétons au fur et à mesure.

C'est à vous, en tant que responsable, de prévenir la CNIL dans les 72 heures quand c'est nécessaire, et vos voyageurs si le risque pour eux est élevé. Nous vous aidons à le faire.

Si vous devez faire une analyse d'impact sur la protection des données, ou consulter la CNIL, nous vous donnons les informations utiles sur le fonctionnement de Parabon.

À la fin de votre abonnement ou de votre essai, vous choisissez :

• emporter vos données : depuis votre espace (Mon compte, « Emporter une copie »), à tout moment ;
• les faire supprimer tout de suite : écrivez-nous, ou supprimez votre compte vous-même ;
• sans instruction de votre part, nous les gardons 12 mois pour vous laisser le temps de revenir, puis nous les supprimons, après vous avoir prévenu par e-mail un mois avant.

Les copies de sécurité sont effacées à leur tour [À COMPLÉTER : délai d'effacement des sauvegardes]. Sur demande, nous vous confirmons la suppression par écrit. Seule exception : ce que la loi obligerait Parabon à conserver.

Sur demande, nous vous donnons les informations nécessaires pour vérifier que Parabon respecte cet accord : ce document, ses annexes, et le journal des consultations de votre espace.

Vous pouvez aussi faire réaliser un audit, une fois par an, en nous prévenant 30 jours avant, à vos frais, par un auditeur indépendant tenu au secret et qui n'est pas un concurrent de Parabon. Un audit ne donne jamais accès aux données d'autres clients. La CNIL peut aussi nous contrôler.

En tant que responsable, vous vous engagez à :

• n'utiliser les données de vos voyageurs que pour des raisons légitimes : gérer vos réservations et vos séjours, remplir vos obligations de loueur ;
• informer vos voyageurs de ce que vous faites de leurs données, par exemple dans vos conditions de location ;
• n'enregistrer que ce qui est utile : pas d'information sur la santé, la religion ou les opinions dans vos notes ;
• ne pas garder les données plus longtemps que nécessaire, et supprimer à temps celles que la loi limite (les fiches de police au bout de six mois) ;
• répondre aux demandes de vos voyageurs, et nous signaler toute instruction particulière.

Chacun répond de ses propres manquements au RGPD. Entre vous et Parabon, les règles de responsabilité des conditions générales (article 17) s'appliquent. Elles ne limitent jamais les droits de vos voyageurs.

Cet accord s'applique tant que Parabon traite des données de voyageurs pour vous, y compris après la fin de votre abonnement, jusqu'à leur suppression. En cas de contradiction avec les conditions générales sur ce qui concerne vos voyageurs, cet accord l'emporte.

• Chaque client est séparé des autres. Chaque donnée porte la marque de son client, vérifiée à chaque lecture et à chaque écriture ; des tests automatiques contrôlent, à chaque modification du logiciel, qu'un client ne peut pas voir les données d'un autre.
• La connexion. Lien de connexion par e-mail, à usage unique et de durée limitée ; mots de passe jamais conservés en clair ; double vérification et clés d'accès disponibles ; nombre de tentatives limité sur les actions sensibles.
• L'équipe de Parabon. Un outil interne séparé, des comptes nominatifs, des rôles (les écrans d'argent sont réservés à la direction). Chaque consultation des données d'un client est enregistrée avec sa raison. Une séance d'aide dans votre espace est limitée dans le temps et signalée par un bandeau visible.
• Les paiements. Aucun numéro de carte bancaire ne passe par les serveurs de Parabon : il est saisi chez Stripe.
• Les calendriers partagés avec les plateformes ne contiennent que les dates occupées : aucun nom, aucun téléphone, aucun montant.
• Les échanges entre votre navigateur et Parabon sont chiffrés (HTTPS).
• L'hébergement : dans l'Union européenne, [À COMPLÉTER : hébergeur, pays du centre de données, chiffrement des disques].
• Les sauvegardes : [À COMPLÉTER : fréquence, lieu de stockage, durée de conservation, test de restauration].

Ce qui n'est pas un prestataire de Parabon

• Stripe encaisse les paiements de vos voyageurs sur votre propre compte Stripe, avec lequel vous avez votre propre contrat. Pour ces paiements, Stripe est responsable de son propre traitement : voyez sa politique sur stripe.com.
• OpenStreetMap : quand votre site affiche la carte des alentours, elle est chargée depuis les serveurs de la fondation OpenStreetMap, qui reçoivent l'adresse IP du visiteur.
• Les plateformes que vous reliez (Airbnb, Booking, Gîtes de France…) : vous les choisissez, et vous avez votre propre contrat avec elles. Parabon ne leur transmet que les dates occupées.